POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S.

CAPITULO I.

GENERALIDADES

 

Artículo 1. Normatividad aplicable. La presente Política se rige por los parámetros fijados por los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, así como todas aquellas normas que las modifiquen, sustituyan o adicionen.

 

Artículo 2. Ámbito de aplicación. La Política tendrá aplicación con respecto a los Datos Personales que se encuentren registrados en las Bases de Datos de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. y que sean objeto de Tratamiento por las diferentes áreas de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

 

Artículo 3. Objeto. Esta Política tiene por objeto dar cumplimiento a los deberes previstos en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, así como regular los procedimientos de recolección, manejo y Tratamiento de los Datos Personales recolectados por ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. (en adelante “ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S.”, “Alimentos Polar” o la “Compañía”).

 

Artículo 4. Responsable del Tratamiento de los Datos Personales: El área de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., responsable de atender las consultas o quejas de los Titulares de los Datos Personales, es la Gerencia de Asuntos Legales y Regulatorios, con sede principal en la Carrera 9A No 99-02, oficina 501 del Edificio Citibank P.H., en la ciudad de Bogotá D.C.   También puede ser contactada a través de  la línea de atención al consumidor de la Compañía 018000515551, o  del  correo electrónico: protecciondatoscolombia@empresas-polar.com

 

Artículo 5. Definiciones. Para el cumplimiento adecuado de los parámetros fijados por esta Política, y de conformidad con lo previsto en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2013 y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

 

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de los datos personales.
  2. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
  3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  4. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Los Datos Personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.
  5. Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular, como es el caso de los datos de la historia clínica, entre otros. 
  6. Dato Público: Es el Dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los Datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  7. Dato Semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar, no sólo a su Titular, sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como lo es el relativo al cumplimiento de las obligaciones consignado en las centrales de riesgo crediticio.
  8. Datos Sensible: Se entiende por Datos Sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos  de oposición, así como los Datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los Datos biométricos. 
  9. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  10. Ley: Es la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377, la Sentencia C-748 de 2011, y la jurisprudencia de la corte constitucional relacionada con los datos personales que sienta precedentes, y cualquier regulación expedida por el gobierno reglamentando los preceptos legales, que se encuentren vigentes en el momento en que comience el Tratamiento por parte de la Compañía, según dicha Ley sea modificada de tiempo en tiempo y dicha modificación aplique al Tratamiento realizado por la Compañía.
  11. Política: Es el documento en el cual está consignada la Política de tratamiento de Datos Personales de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., exigida por el Decreto 1377 de 2013, el cual contiene las orientaciones y directrices en relación con la protección de datos personales y que incluye, entre otras cosas, (i) plena identificación del Responsable; (ii) las formas de Tratamiento y las finalidades a las cuales están sometidos los Datos Personales; (iii) los Derechos de los Titulares; (iv) Los procedimientos para consultas, reclamos y quejas; así como para  ejercer los derechos que están en cabeza de los Titulares; y (v) la persona o dependencia encargada de atender todas las consultas de los Titulares.
  12. Responsable del Tratamiento: ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., persona jurídica privada que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos. 
  13. Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
  14. Transferencia: La Transferencia de Datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  15. Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  16. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.


 

Artículo 6. Principios. El Tratamiento de Datos Personales por parte de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., se regirá por los principios previstos en la Ley 1581 de 2013, a saber:

 

  1. Principio de Finalidad: El Tratamiento de Datos Personales que realice ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., en sus diferentes áreas obedecerá a una finalidad legitima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
  2. Principio de Libertad: El Tratamiento de Datos Personales no Públicos que realice ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S se ejercerá con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, no siendo posible obtener o divulgar los mismos sin la previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele la autorización previa del Titular. 
  3. Principio de Veracidad: Los Datos Personales que el Titular suministre y a los cuales ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. dé Tratamiento deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.
  4. Principio de Transparencia: ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., garantizará a los Titulares el derecho a obtener información sobre la existencia de los Datos Personales que le conciernan.
  5. Principio de Acceso y Circulación Restringida: Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.  Los datos personales serán tratados sólo por las áreas de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. que lo requieran en razón de su finalidad, siendo claro que una misma base de datos puede ser utilizada por diferentes áreas de la Compañía.
  6. Principio de Seguridad: ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. cuenta con las medidas técnicas humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 
  7. Principio de Confidencialidad: Todas las áreas y personas de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., que intervienen en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de Públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información.  


 

CAPITULO II

AUTORIZACIÓN

 

Artículo 7. Autorización: El Tratamiento de Datos Personales por parte ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular. La Autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

 

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza Pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
  6. Datos Personales que tengan como finalidad única y exclusiva, la prevención, detección, monitoreo y control de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y proliferación de armas de destrucción masiva.
  7. Cuando exista una norma de la cual se deduzca o infiera la necesidad del tratamiento para cumplir a cabalidad obligaciones que recaen en cabeza de la Compañía en su calidad de comerciante, empleador, proveedor y/o contratista, entre otros

 

Artículo 8. Forma y mecanismos para otorgar la Autorización. La Autorización puede constar en cualquier mecanismo que permita garantizar su posterior consulta, a saber: i) Por escrito, ii) De forma oral, o iii) Mediante conducta inequívoca del Titular que permita concluir de forma razonable que se otorgó la Autorización; en todo caso en ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca. 

 

Artículo 9. Prueba de la autorización: ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., mantendrá los registros o mecanismos necesarios para demostrar cuándo y cómo se obtuvo la Autorización por parte de los Titulares de datos personales para el Tratamiento del mismo.


 

CAPITULO III

DERECHOS Y DEBERES

 

Artículo 10. Derechos de los Titulares: De conformidad con lo establecido por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene derecho a: 

 

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales. 
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del Dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012, a la Constitución, y demás leyes aplicables.
  6. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

Artículo 11. Deberes de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S.: De conformidad con lo previsto en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. se encuentra en la obligación de dar cumplimiento a los siguientes deberes: 

 

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva Autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. 
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
  11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 
  14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.


 

CAPÍTULO IV.

FINES DEL TRATAMIENTO


 

Artículo 12. Finalidades para el Tratamiento de la Información. En desarrollo de su objeto social, de los contratos de trabajo suscritos con sus trabajadores, del mantenimiento de vínculos comerciales y del cumplimiento de órdenes de autoridades judiciales y/o administrativas, ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. podrá dar Tratamiento a los Datos Personales, en las diferentes áreas de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., para:

 

12.1. Datos personales de nuestros empleados: 

 

  1. Desarrollar directamente o por conducto de terceros, las actividades propias de la gestión de Gente de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, y el ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador. 
  2. Controlar el acceso a las instalaciones de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., y establecer medidas de seguridad en éstas, incluyendo el establecimiento de zonas video- vigiladas. 
  3. Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable. 
  4. Contratar beneficios laborales para los trabajadores, con terceros, tales como seguros de vida, planes médicos, entre otros. 
  5. Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias relacionadas con los trabajadores, durante horarios de trabajo o con ocasión del desarrollo de contrato de trabajo. 
  6. Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de éstos a los recursos informáticos del empleado y dar soporte para su utilización. 
  7. Planificar actividades empresariales.
  8. Realizar capacitaciones.
  9. Compartir los Datos Personales, incluyendo la Transferencia y Transmisión de Datos Personales a terceros para fines relacionados con la operación de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S.
  10. Cualquier otra actividad de naturaleza similar y/o complementaria a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., y la celebración, ejecución y terminación de los contratos laborales con sus empleados. 
  11. Las demás finalidades indicadas en la Autorización otorgada por el Titular del Dato. 

 

12.2. Datos Personales de nuestros candidatos: 

 

  1. Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes, la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad;
  2. Cualquier otra actividad de naturaleza similar y/o complementaria a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., para la búsqueda de candidatos y la selección de los que lleguen a ser contratados como trabajadores Las demás finalidades indicadas en la Autorización otorgada por el Titular del Dato. 

 

12.3. Datos Personales de nuestros accionistas: 

 

  1. Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S.
  2. Para el pago de dividendos.
  3. Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a los accionistas para las finalidades anteriormente mencionadas. 
  4. Las demás finalidades indicadas en la Autorización otorgada por el Titular del Dato. 

 

12.4. Datos Personales de Clientes y Proveedores: 

 

  1. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular;
  2. Proveer o recibir servicios y productos.
  3. Invitarlos a participar en procesos de cotización o presentación de propuestas y a eventos organizados o patrocinados por ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S.
  4. Ejecutar las relaciones comerciales con los clientes y los proveedores de los productos y servicios.
  5. Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes.
  6. Desarrollar actividades de mercadeo o promocionales.
  7. Para hacer el registro en los sistemas de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S.
  8. Realizar estudios internos sobre el cumplimiento o los avances de la ejecución de las relaciones comerciales a todo nivel.
  9. Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de la información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas respecto de sus deudores.
  10. Facilitar el diseño e implementación de programas de fidelización, directamente o a través de terceros.
  11. Para el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes y proveedores, mediante el envío de la información relevante, y/o realización de encuestas.
  12. Compartir a nivel nacional o internacional, los Datos Personales, incluyendo la Transferencia y Transmisión de Datos Personales a terceros para fines relacionados con la operación de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. 
  13. Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos y los de sus compañías vinculadas a nivel mundial.
  14. Las demás finalidades señaladas en la Autorización otorgada por el Titular del Dato o descritas en el Aviso de Privacidad respectivo, según sea el caso.   


 

12.4. Datos Personales de nuestros Consumidores:

 

  1. Cumplir con las obligaciones contraídas por ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. con sus consumidores al momento de adquirir nuestros productos.
  2. Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados o no con el contratado o adquirido por el Titular.
  3. Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos y los de sus compañías vinculadas a nivel mundial.
  4. Compartir a nivel nacional o internacional, los Datos Personales, incluyendo la Transferencia y Transmisión de Datos Personales a terceros para fines relacionados con la operación de la Empresa.Desarrollar directamente o a través de terceros, actividades de mercadeo o promocionales.
  5. Enviar al correo físico, electrónico, celular, o dispositivo móvil, vía mensaje texto (SMS y/o MMS) información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de éstas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario. 
  6. Evaluar directamente o a través de terceros, la calidad de los productos y/o actividades promocionales.
  7. Realizar estudios internos sobre el cumplimiento o los avances de la ejecución de las relaciones comerciales y estudios de mercado a todo nivel.
  8. Analizar y dar respuesta a preguntas, quejas y reclamos –PQR´s- de clientes y consumidores. 
  9. Las demás finalidades indicadas en la Autorización otorgada por el Titular del Dato, o descritas en el Aviso de Privacidad respectivo, según sea el caso.  

 

12.5. Finalidades generales para el Tratamiento de Datos Personales

 

  1. Compartir los Datos Personales en Colombia o en el exterior, incluyendo la Transferencia y Transmisión de Datos Personales a terceros para fines relacionados con la operación de la Compañía.
  2. Combinar los datos personales con la información que se obtenga de otros aliados o compañías o enviarla a los mismos, para implementar estrategias comerciales conjuntas.
  3. Suministrar la información y datos personales de los Titulares a aliados estratégicos para que éstos contacten a los Titulares para ofrecerles bienes y servicios de su interés.
  4. Almacenar los Datos Personales en los servidores de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., o de terceros, los cuales podrán estar ubicados en diferentes ciudades del mundo. 
  5. Dar respuestas a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y/u organismos de control, y transmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley vigente aplicable deban recibir los Datos Personales.
  6. Realizar copia de respaldo y de recuperación de los Datos Personales registrados.
  7. Registrar sus Datos Personales en el sistema de información de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., y en sus Bases de Datos comerciales y operativos.
  8. Controlar el acceso a las instalaciones de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas.
  9. Soportar procesos de auditoría interna o externa.
  10. Responder requerimientos legales de entidades administrativas, tributarias y judiciales y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
  11. Las demás contenidas en las Autorizaciones concedidas o en los contratos suscritos. 

 

Parágrafo: Si el Titular proporciona a ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., Datos Personales sobre los miembros de su familia y/u otros terceros (por ejemplo, contactos en caso de emergencia o con fines de asignación de beneficios), el Titular les informará sobre sus derechos en relación con la protección de sus Datos Personales y Datos Personales Sensibles. A menos que el Titular haya notificado lo contrario a Alimentos Polar, éste declara que ha obtenido el consentimiento expreso, previo e informado de dichas personas - quedando entendido que dichas personas tienen capacidad legal para autorizarlo - para proporcionar esta información a Alimentos Polar y para el consiguiente procesamiento, incluida la transmisión de dicha información como se establece en esta Política de Tratamiento.


 

Artículo 13. Tratamiento de Datos Personales de Naturaleza Sensible: El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible, está prohibido por la ley, salvo que se cuente con Autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras opciones consagradas en el artículo 6 de la Ley 1591 de 2012. 

 

En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la Autorización, ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. informará al Titular que, por tratarse de Datos Sensibles, no está obligado a autorizar su Tratamiento, así como, cuáles de los Datos que serán objeto del Tratamiento son Datos Sensibles y la finalidad del Tratamiento. 


 

Artículo 14. Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes. De acuerdo con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el articulo 12 del Decreto 1377 de 2013, ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., sólo realizará el Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, cuando el Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el Tratamiento de sus derechos fundamentales.

 

Cumplidos los anteriores requisitos, ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.


 

CAPITULO V.

PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS

 

Artículo 15.  Derecho de acceso. El Titular podrá acceder a su información personal que es objeto de Tratamiento por parte de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., así como las condiciones y generalidades en que se está efectuado. Dando cumplimiento a lo anterior, el titular podrá: 

 

  1. Conocer la efectiva existencia del Tratamiento a que son sometidos sus Datos Personales,
  2. Tener acceso a los Datos Personales en posesión del Responsable, o conocer la finalidad que justifica el Tratamiento. El Titular tendrá acceso a los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., previa acreditación de su identidad, de manera gratuita, por lo menos una vez al mes de conformidad con lo previsto en el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013.

 

Artículo 16. Consultas: El Titular, sus causahabientes, representantes o apoderados debidamente acreditados, podrán consultar la información personal que repose en las Bases de Datos de ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. previa solicitud del mismo, así:

 

  1. Deberá formularse mediante solicitud dirigida a ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., por cualquiera de los siguientes medios: 
  1. Correo electrónico:  protecciondatoscolombia@empresas-polar.com
  2. Por vía física a la dirección Carrera 9A No 99-02, oficina 501 del Edificio Citibank P.H., en la ciudad de Bogotá D.C. 
  3. Por vía telefónica a la línea 018000515551
  1. La solicitud deberá contener: 
  1. El nombre completo del Titular y documento de identificación.
  2. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer el derecho de consulta.
  3. Indicar la dirección y datos de contacto.
  1. La solicitud deberá estar acompañada de los documentos que se quiera hacer valer.

 

La consulta será atendida en un plazo máximo de diez (10) hábiles contados a partir de la fecha de recibo. En el evento de no ser posible atender la solicitud en dicho término, se informará al interesado dentro del mismo término, expresando los motivos que dan lugar a la imposibilidad, al igual que la fecha en que se dará respuesta, la cual no podrá ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

 

Artículo 17. Reclamos: El Titular, sus causahabientes, representantes o apoderados debidamente acreditados, que consideren que la información contenida en una Base de Datos tratada por Alimentos Polar, deba ser objeto de corrección, actualización, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley o en esta Política, podrán presentar un reclamo ante Alimentos Polar, así:

 

  1. Deberá formularse mediante solicitud dirigida a ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., por cualquiera de los siguientes medios: 
  1. A través de correo electrónico:  protecciondatoscolombia@empresas-polar.com
  2. Por medio físico a la dirección Carrera 9A No 99-02, oficina 501 del Edificio Citibank P.H., en la ciudad de Bogotá D.C.
  3. Por vía telefónica a la línea 018000515551
  1. La solicitud deberá contener: 
  1. El nombre completo del Titular y documento de identificación.
  2. La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y objetivo perseguido
  3. La dirección y datos de contacto.
  4. Indicar la dirección y datos de contacto.
  1. La solicitud deberá estar acompañada de los documentos que se quiera hacer valer.

 

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Parágrafo. Rectificación y actualización: Cuando los reclamos tengan por objeto la rectificación o actualización de los datos, el Titular deberá indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición. 

 

Artículo 18: Supresión: El Titular, sus causahabientes, representantes o apoderados debidamente acreditados, que consideren que la información contenida en una Base de Datos que esté siendo tratada por Alimentos Polar, deba ser objeto de supresión o eliminación, podrá presentar una petición ante la Compañía de la siguiente manera: 

 

  1. Deberá formularse mediante solicitud dirigida a ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., por cualquiera de los siguientes medios: 
  1. A través de correo electrónico:  protecciondatoscolombia@empresas-polar.com
  2. Por medio físico a la dirección Carrera 9A No 99-02, oficina 501 del Edificio Citibank P.H., en la ciudad de Bogotá D.C.
  3. Por vía telefónica a la línea 018000515551
  1. La solicitud deberá contener: 
  2. El nombre completo del Titular y documento de identificación.
  3. Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud de supresión. Especialmente debe contener una breve descripción justificando que no hay ningún deber contractual o legal que prohíba o límite la eliminación del Dato Personal de la Base de Datos.
  4. La dirección y datos de contacto.
  5. La solicitud deberá estar acompañada de los documentos que se quiera hacer valer.

 

La supresión de Datos Personales se realizará mediante la eliminación total o parcial de la información personal según lo solicitado por el Titular, no obstante lo cual, ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. podrá negarse a la misma, cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos. 


 

CAPITULO VI

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Artículo 19. Medidas de seguridad: ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S., ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los Datos Personales objeto de Tratamiento, evitando así su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.


 

CAPÍTULO VII

TRANSFERENCIA O TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES A TERCEROS PAÍSES

Artículo 20. Alimentos Polar podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional de los datos personales que tenga en sus bases de datos, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables. Alimentos Polar tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente Política, bajo el entendido que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para los fines autorizados por el Titular de manera expresa y mientras la autorización esté vigente.


CAPÍTULO VIII

DISPOSICIONES FINALES

Artículo 21. Vigencia de las Bases de Datos. Los Datos Personales que sean Tratados permanecerán en la(s) Base(s) de Datos de la Compañía durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, se procederá a la supresión de los datos personales. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando ello se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

 

Artículo 22. Modificaciones. ALIMENTOS POLAR COLOMBIA S.A.S. podrá en cualquier momento efectuar modificaciones o actualizaciones a esta Política, para la atención de novedades legislativas, por cambios en políticas o procesos internos o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos. Estas modificaciones estarán disponibles al público para su conocimiento. 


Artículo 23. Vigencia: Esta Política empezará a regir a partir del 28 de agosto de 2022.